Vállalatirányítási rendszerek a kis- és középvállalatoknak

Mire szolgál egy vállalatirányítási rendszer? Milyen cégek és mire használhatják?

Vállalatirányítási rendszerek a kis- és középvállalatoknak

Mire szolgál egy vállalatirányítási rendszer? Milyen cégek és mire használhatják az ilyen megoldásokat? Hogyan növelhetik versenyképességüket az EU-ban a kis- és középvállalatok egy vállalatirányítási rendszer használatával? Melyek a leggyakoribb választási kritériumok, amikor vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntünk?

Az ERP rendszerek (Enterprise Resource Planning - integrált vállalatirányítás) használatával a vállalatok adataikat egy helyen tárolhatják és bármikor elérhetik azokat, a különböző vállalati folyamatok pontosabb nyomonkövetése, és a megalapozottabb döntéshozatal érdekében. Az integráltság több szempontból is fontos. Egyrészt, az adatokat csak egyszer kell rögzíteni a rendszerben, csökkentve ezzel az ismételt adatbevitel igényét, valamint az adatok manuális rögzítésével járó hibalehetőséget. Másrészt, egy adat módosításakor az integrált rendszer automatikusan frissíti a kapcsolódó adatokat is. Így például, egy vevői rendelés teljesítésekor, nemcsak a rendelés státusza és a vevő adatai módosulnak, hanem a készlet is csökken a kiszállított mennyiség függvényében, sőt termelő vállalat esetében a termelést befolyásoló alapanyagok rendelkezésre állása is módosulhat. Ez lehetővé teszi, hogy a különböző területeken dolgozó munkatársak összehangolják tevékenységüket és döntéseiket.

A vállalatirányítási rendszerek elsősorban azon vállalatok számára előnyösek, akik integrálni akarják a különböző részlegek munkáját, naprakész adatokat kívánnak kinyerni rendszerükből a pénzügy, kereskedelem, termelés és más területeken, jobban akarják kiszolgálni vevőiket növelve ezzel a vevők lojalitását, és az üzleti tervezést is pontos adatokra akarják alapozni. Ahhoz azonban, hogy egy ilyen rendszert ki lehessen építeni és hatékonyan használni, szükség van arra is, hogy a szervezet munkatársai is integráltan gondolkodjanak. Minden dolgozónak meg kell értenie, hogy a vállalat egyes részlegei akkor lesznek hatékonyak, ha együttműködnek, ha megosztják egymással az információkat. Ha ez a gondolkodásmód megvalósul, akkor a vállalatirányítási rendszert valóban arra lehet használni, amire tervezték: hogy növelje a hatékonyságot.

2004 májusától a magyar vállalatoknak az Európai Únió piacán kell megállniuk a helyüket. Ez sok új lehetőséget jelent, azonban erősebb versenyhelyzetet is. Új versenytársaink már nagy tapasztalattal rendelkeznek abban, hogy a vállalatvezetést hogyan lehet egyre hatékonyabbá tenni, a vevők hűségét milyen eszközökkel lehet növelni, a csökkenő költségek ellenére hogyan lehet jövedelmezőbbé tenni a vállalkozást. Egyik eszközük minderre olyan informatikai háttér teremtése, amely elvégzi a dolgozók eddigi munkájának egy részét, lehetővé téve, hogy a munkatársak a vevők és igényeiknek pontosabb megismerésével, a termelési, készletezési hatékonyság növelésével, a vállalat valós helyzetének feltérképezésével és a felmerülő problémák kezelésével foglalkozhassanak. A magyar vállalatok nagy része ma még nem használ ehhez hasonló rendszert. Sok vállalatvezető (különösen a kisvállalatok vezetői) nem tartják indokoltnak egy komplex, átfogó rendszer bevezetését, mert vállalatuk egyszerűbb folyamatai nem igényelnek nagy, robosztus megoldásokat. Ugyanakkor a kisvállalatok esetében is érdemes megfontolni, hogy egy kisebb, standard folyamatokra épülő rendszer bevezetése előnyhöz juttathatja-e a vállalatot.

Amikor egy vállalat vezetése eldöntötte, hogy vállalatirányítási rendszert fog bevezetni, több döntést is meg kell hozni: Mire szeretnék használni a rendszert, milyen összeg áll rendelkezésre a bevezetéssel kapcsolatos költségek finanszírozására, mikor akarják bevezetni a rendszert. Csaz az ilyen és ehhez hasonló kérdések megválaszolása után lehet rátérni a "melyik rendszert válasszam?" típusú kérdésekre. A rendszer kiválasztási kritériumai többfélék lehetnek: lehet-e a rendszert a vállalat üzleti folyamatainak megfelelően testre szabni, megtanulása és használata milyen informatikai képzettséget igényel, milyen szolgáltatásokat lehet a rendszer bevezetésével és használatával kapcsolatban igénybe venni, képes-e a rendszer más vállalatirányítási megoldásokkal együttműködni, képes-e az internet adta lehetőségeket kihasználni a B2B (Business to Business - vállalatközi kommunikáció), B2E (Business to Employee - munkatársakkal történő kommunikáció) és B2C (Business to Customer - vevőkkel történő kommunikáció) területeken stb. Mivel ilyen sok kritérium merül fel, nagyon ritkán teljesít egy vállalatirányítási minden feltételt, tehát mielőtt elkezdenénk a rendszerek vizsgálatát fontos a vállalat aktuális helyzete és céljai függvényében rangsorolni azokat: mi az ami a legfontosab, mi az, amiből engedni tudunk.

Az egyik legfontosabb kritérium általában az, hogy a rendszert lehessen a vállalat egyedi üzleti folyamataihoz igazítani, azaz "testre szabni". A testre szabás mindig az ügyfél és a rendszert bevezető cég közös munkájának eredménye. Alapja az ügyféltől kapott információ, az alkalmazott folyamatok modellje, amire fel kell építeni a szükséges tsetre szabásokat. Ez nagyon fontos lépés egy vállalatirányítási rendszer bevezetésekor, hiszen egyik vállalat sem szereti, ha saját, bevált módszereit fel kell adnia és mindenben egy rendszerhez kell igazodnia; a cél az, hogy a rendszert lehessen felkészíteni a vállalatnál alkalmazott folyamatokra. Ezt nem mindig lehet teljesen megoldani, néha kisebb kompromisszumokat kell kötni, teljesen azonban nem szabad egy rendszer kőbe vésett folyamatainak alárendelni a válallat működését.

Másik fontos szempont egy vállalatirányítási rendszer kiválasztásakor, hogy nemzetközi vagy magyar rendszert akarunk-e használni. Köztes megoldásként jelennek meg azok a nagy, nemzetközi szoftverfejlezstők által készített rendszerek, amelyeket az egyes országok igényeinek és törvényi előírásainak megfelelően továbbfejlesztenek, "lokalizálnak". Az ilyen rendszerek képesek nemzetközi standerdeket is kezelni (például nemzetközi számviteli standerdeket), általában több nyelven lehet futtatni őket, és több pénznemet is képesek kezelni, alkalmasak tehát arra, hogy a nemzetközi piacon tevékenykedő vállalatok üzletmenetét segítsék. Ugyanakkor, a lokalizáció következtében az adott ország nyelvét (is) képesek kezelni és az adott ország előírásainak is megfelelnek.

A megfontolandó kérdések közé tartozik a rendszerrel kapcsolatos szolgáltatások köre is. A verziófrissítések, a szükséges testre szabások feltérképezése és megvalósítása, a bevezetéssel kapcsolatos tanácsadás, az új felhasználók oktatása, a telefonos és/vagy helyszíni segítségnyújtás mind-mind olyan szolgáltatás, ami növeli egy vállalatirányítási rendszer értékét. Érdemes tehát olyan rendszert választani, amelyikhez tartoznak ilyen és ehhez hasonló szolgáltatások is.

Microsoft Business Solutions - Navision

Integrált vállalatirányítási rendszer, amely kifejezetten a kis- és középvállalatok számára készült. Moduláris felépítése lehetővé teszi, hogy a vállalatok a pénzügy és könyvelés, vevők és szállítók, CRM (Customer Relationship Management - ügyfélkapcsolat-kezelés), termelésirányítás, raktárkezelés és humánerőforrás-gazdálkodás területeken kiválaszthassák a számukra szükséges funkciókat. A rendszert elsősorban olyan vállalatoknak ajánljuk, amelyek könnyen sztenderdizálható, modellezhető üzleti folyamatokat alkalmaznak és a egyidejűleg tipikusan 100-nál kevesebb felhasználó kapcolódik a rendszerbe. Kifejezetten kisvállalati célra ajánljuk a Microsoft Navison Standard változatot, amely e vállalatok igényeihez szabott funkcionalitással és költségtakatrékos beruházással ötvöződik. A hazai kínálatból kiemelkedik azzal, hogy praktikus lehetőséget kínál az alapszintű termelési folyamatok támogatására is. A Microsoft Navision rendszer teljesen nyitott a külső, kapcsolódó rendszerekkel való együttműködésre.

Forrás: Microsoft