Törzsadatnak (néha könyvtárnak) nevezzük azon adatok összességét, melyek
csak ritkán vagy egyáltalán nem módosulnak az idők folyamán. Ilyenek például
az irányítószám jegyzék, a fizetési módok, mennyiségi egységek.
Ezek a rendszer számára elengedhetetlenül szükséges adat együttesek, egyben
a felhasználó munkáját megkönnyítő, gyorsító segédeszközök is. Pl. egy
számlán egyszerűbb leütni egy 1-est, mint begépelni, hogy készpénzes
fizetési mód.
Néhány könyvtárat (törzsadat sort) már feltöltve tartalmaz a program az
installálás után (pl. mennyiségi egységek). Ezeket még bővítheti,
módosíthatja is. A többi törzsadattárat Önnek kell létrehoznia. Ha nem
biztos benne, hogy helyesen tudja felállítani ezeket, akkor kérjen
segítséget cégünktől. Több tízéves tapasztalattal állunk rendelkezésére.
Nagyon fontos, hogy megfelelő struktúrában épüljenek fel ezek az adatsorok,
mert a későbbi használat során időt takaríthat meg, a listákat egyszerűbb
lesz elkészíteni, stb.
Ide sorolandó a cikkek, ezek árai, az akciós árak is, mert a
bizonylatkészítés folyamán ezek alapadatként, segédletként működnek.
A törzsadatok jellemzője, hogy nem törölhet belőle adatokat.
Módosításra van csak lehetősége.
A törlés (F8) funkció billentyű hatása tiltott a törzsadatok
keresőlistáiban.
Partnerek
A partner törzs
megnyitására szolgál. A partner törzs elérhető még a Ctrl+H billentyű
kombinációval, illetve a 
ikonnal.
Telephelyek
Amennyiben több
telephelye van a cégnek, ebből a menüből elérhetőek a telephelyek adatai. A
telephelyek kiválaszthatóak a 
ikon megnyomásával is.
Cikkek
A cikktörzset
érhetjük el innen. A cikk törzs megnyitható még a Ctrl+K billentyű
kombinációval, vagy a 
ikon segítségével.
Cikkcsoportok
Itt kereshetünk,
hozhatunk létre, módosíthatunk, vagy törölhetünk cikkcsoportokat. A
cikkcsoportok használatát azért javasoljuk, mert lehet cikkcsoportokhoz
rendelni haszonkulcsokat. Cikkcsoportonként lehet figyelni a beszerzési
árakhoz képest alakuló hasznot. Csoportonként lekérdezhető a forgalom és a
készletérték. Az internetes árlista összeállítása is készülhet
cikkcsoportonként.
Cikkek árkategóriái
Az árkategóriákban
hozhatjuk létre az olyan csoportokat, akiknek valamilyen kedvezményt (vagy
esetleg felárat) szeretnénk adni, pl.: viszonteladók, törzsvásárlók stb.
A
kedvezmények fix haszonkulcsra, vagy rabattra állíthatóak be.
Szolgáltatások
A szolgáltatások
keresése ablak nyílik meg, amelyben új szolgáltatásokat hozhatunk létre,
meglévőket megnézhetünk, módosíthatunk. A szolgáltatások listája a bizonylatok tétel
ablakában hívható még elő F4 funkció billentyű segítségével.
Fizetési módok
A program
alaphelyzetben tartalmaz bizonyos fizetési módokat, amiket 1 jegyű számokkal
kódol. De a felhasználó tud ezeken változtatni, újakat hozzáadni, és törölni
is.
Mennyiségi egységek
A mennyiségi
egységek nevükből következően a cikkek beszerzési, illetve eladási egységeit
jelölik. A program ezekből is tartalmaz alaphelyzetben gyakran használt
egységeket, de ezeket is lehet módosítani, törölni, és újakat hozzáadni.
Számlatükör
A számlatükörben
főkönyvi számokat tart nyilván a program. A főkönyvi számokat a
felhasználónak kell feltölteni az általa forgalmazott cikkek, illetve
végzett szolgáltatások alapján. A program a cikkek minden módosításánál,
beszerezésnél, és eladásnál is kéri a főkönyvi számlaszámot. Ezért ezeket
célszerű a cikk-karton illetve szolgáltatás létrehozásakor megadni, mert
csak így őrzi meg az adatbázisban. Ha például egy beérkező bizonylat
rögzítésekor a cikk adatait tartalmazó ablakban adjuk meg a főkönyvi
számlaszámot (a program anélkül nem enged továbblépni), akkor azt csak az
adott bizonylathoz rögzíti. A cikk kartonján továbbra is üres marad főkönyvi
számlaszám mező, amit minden újabb bevételezésnél és eladásánál újra meg
kell majd adni.
Mozgásnemek
A bizonylatkezelő
egyéb mozgásnemeit rendezhetjük különféle csoportokba. Az egyéb mozgásokra
szükség lehet például a saját felhasználású beszerzések, selejtezések, vagy
reklám célú árumozgások rögzítéséhez. Az egyéb mozgás rögzítésénél abban az
ablakban, ahol a partnert (esetleg saját céget) kell kiválasztani, alulról a
3. sorban találunk egy „Mozgásnem kódja” elnevezésű mezőt, ahova beírhatjuk
a kódot, vagy ha nem sikerült megjegyeznünk, akkor F2 billentyűvel vagy egér
dupla kattintással a mezőn előhívhatjuk a mozgásnemek listáját és
kiválaszthatjuk a megfelelő tételt.
Rögzítők
A felhasználói
profilok a rögzítők adatbázisban tárolódnak. Itt lehet a felhasználókat
kezelni, jogosultsági szinteket beállítani,
melyet a Gazda jogkörrel rendelkező tud elvégezni.
Felhasználói
jogosultságok szintjei:
|
Szint
|
Kód
|
Jogok
|
|
1. vevő
|
0-1000
|
Csak a cikktörzset
tudja böngészni (cikk-kartont megnyitni nem tud)
|
|
2. pénztáros
|
1001-1600
|
Számlázás,
pénztárzárás, pénztárlista nyomtatás, partner hozzáadás (cikktörzs
módosítás nem engedett)
|
|
3. pénztáros
|
1601-3000
|
2. szint +
engedmény beállítása
|
|
4. pénztáros
|
3001-6000
|
3. szint +
bevételezés, számlázás, cikk létrehozása
|
|
5. kereskedő
|
6001-7000
|
4. szint +
cikkmódosítás, néhány lista hozzáférés
|
|
6. könyvelő
|
7001-8000
|
5. szint + több
listához hozzáférés, több helyen módosítás
|
|
7. tulajdonos
|
8001-9000
|
6. szint + összes
listához hozzáférés, minden módosítása, amit a jogszabályok
megengednek
|
|
8. rendszergazda
|
9001-10000
|
A programozó
szintje
|
Dolgozók
A dolgozók listája
azok számára lehet fontos, akik szolgáltatásokat (is) végeznek, és a
munkalapokon szeretnék rögzíteni a munkát végző, a munkáért felelős
személyt, személyeket. A munkaszervezés modullal kiosztott feladatok is
dolgozók szerint kerülnek feldolgozásra.
Egyéb elfoglaltságok
Szintén a
munkaszervezéshez kapcsolódó funkció. Amennyiben az ÜgyVisz
alapján készül a bérelszámolás, szükséges, hogy a dolgozók létrehozhassanak
egyéb elfoglaltságokat, amik nincsenek munkalapon rögzítve (például a
továbbképzéseken való részvétel, szakirodalom kutatása, olvasása, információ
vagy tapasztalatszerzés, ill. egyéb magán jellegű tevékenységek, amiket a
felettes engedélyez munkaidőben stb.).
Lásd még...