Mielőtt belebonyolódnánk a kezelés aprólékos tárgyalásába, úgy gondolom
célszerű néhány alapelvet megnézni. A kezelés elsajátítása is könnyebb, ha
ismeri a működés módját.
Számlák stornózása, visszáruja
A számla elkészítése és kinyomtatása után
már nem módosítható. A keltezés napján még lehetőség van a rontásra. Később
ez már nem lehetséges, hiszen például a készpénzesekről a nap végén lista
készíthető, pl. a bevétel bekönyveléséhez. Ha lerontaná, akkor meghamisítaná
a bevételi pénztárbizonylatot.
1. lehetőség : <???Link> A számláról egy gomb leütésével készíthet
stornózást. Ez az új értelmezésben egy negatív előjellel készített bizonylat
(jóváíró,visszáru)
2. lehetőség : <???Link> Helyesbítő számla készülhet abban az esetben, ha a
vevő visz valamilyen más terméket a visszahozott helyett.
3. lehetőség : <???Link> visszáru vagy jóváíró
számla attól függően, hogy ki a vevő (amennyiben Ön küldi vissza a
beszállítójának a terméket, akkor visszáru;
ha Ön az eladó és a vevő visszahozta a cikket, akkor jóváíró). Ezek ugyanolyan számlák, mint a kimenők és
beérkezők csak a készletmozgások és az összegek rajtuk ellentétes előjelűek. Visszáru és jóváíró számlát mindig pozitív összeggel és
darabszámmal készítsen, a program tudja, hogy azt levonnia kell a
pénztárból, illetve a cikk beérkezési vagy fogyási összesítéséből!!!
Cikkek kartonja
A következőkben a készlet számítását és a beszerzési árak kezelését
szeretném megismertetni Önnel.
Készlet
A cikk kartonján az aktuális évre vonatkozó éves göngyölített értékek
láthatóak. A „Nyitó” sorba az előző év záró értékeit vezeti át a program
bizonylat típusonként. A „Beérkezés” sor is bizonylat típusonként mutatja az
éves göngyölített értéket. A visszáru mennyiséget is innen vonja le, és nem
a fogyásba teszi! A „Fogyás” értékei a kimenő és jóváíró bizonylatok alapján
kerülnek kiszámításra.
A három értékből bizonylat típusonként képez egy-egy összesített értéket.
Ezekhez a summákhoz még a leltározási eltéréseket, az egyéb mozgásnem és a
munkalapok göngyölített értékeit hozzáadva jeleneik meg a „Raktárban van”
mezőben a polcon lévő készlet mennyisége. A „Rendeltük” és a „Rendeltek”
mező nem befolyásolja ezt, csak tájékoztató adatok.
Felhívom a figyelmét, hogy a „Raktárban van” mezőben nem a könyvelési
készlet mennyisége látható, hanem a polcon levőé. A szállítón és
munkalapokon kiadott mennyiségek hivatalosan még az Ön birtokában vannak.
Ezért ha a könyvelővel szeretne készletértéket egyeztetni, akkor a „Készlet
a könyvelésnek” listát kell elkészíteni. Az ebben szereplő mennyiség =
számlás nyitó + beérkezés - fogyás + leltár eltérés + egyéb mozgásnem.
Az ÜgyVisz program csak súlyozott
átlag beszerzési áron tartja nyilván a készletet, meg tudja mutatni
az utolsó beszerzési árat is, de az értékváltozásokat nem követi. Az utolsó
beszerzési árat is nyilvántartja, de nem vezeti az értékváltozásokat, ezért
a könyveléshez nem tud adatokat adni. Az utóbbi évek tapasztalata azt
mutatja, hogy a valósághoz jobban közelítő információ nyerhető az átlag
beszerzési árakból. Ennek a kiszámítása sok tétel esetén elég hosszadalmas,
ezt vegye figyelembe.
Cikkek eladási ára
Ez a kereskedők nagy dilemmája. Ne legyen drága a termék, hiszen a
konkurencia is dolgozik, de megfelelő hasznot tartalmazzon a cég
fenntartásához. A döntésben nem tud a program segíteni, csak a
számolásokban. Ehhez egy elég bonyolult rendszert alkalmaz.
A cikkeket kötelező valamely cikkcsoportba sorolni. Ez egyrészt itt,
másodsorban pedig az árlista készítésénél is szükséges. A cikkcsoporthoz
kell rendelni egy haszonkulcsot, illetve az ettől lefelé és felfelé eltérés
nagyságát. A cikk utolsó beszerzési árából és a hozzárendelt cikkcsoport
haszonkulcsából képzi az ÜgyVisz a cikk eladási árát. Az
eltérések pedig az árkontrollhoz szükségesek. Amennyiben az árkontroll
engedélyezve <???Link> van, akkor bevételezés közben figyelmeztetést fog kapni, ha a
cikk eladási ára a megváltozott beszerzési ár miatt változtatást igényel
(kívül esik az új beszerzési ár, a cikkcsoporthoz rendelt haszonkulcs és az
eltérések által meghatározott intervallumon).
Egy példa talán érthetőbbé teszi: van egy Cikk1 nevezetű termék. Beszerzési
ára mondjuk 100 Ft. Ezt besoroltuk a Cikkcsop1 nevezetű
cikkcsoportba, melynél a haszonkulcsot 20%-ra, a lefelé eltérést 10%-ra, a
felfelé eltérést 30%-ra állítottuk be. Ha a cikk kartonján megnyomja a Kalk
F6 parancsgombot, akkor az eladási ára a terméknek
120 Ft lesz. Most vesz ebből a termékből 110 Ft-ért és bevételezi -ha az
árkontroll engedélyezett-, akkor jelzést kap a programtól, hogy az eladási
árat változtatni kell. A minimum haszonkulcs 20 – 10 = 10%, azaz
110 Ft beszerzési árral
121 Ft-nak kell minimálisan lennie. Mivel 120 Ft-ért adtuk idáig a Cikk1-et,
ezért kapja a figyelmeztetést, hogy változtassa meg. Az új eladási árnak 132
Ft-nak kellene lennie.
Ezen kívül árkategóriákat hozhat létre, melyet a
partnerekhez lehet hozzárendelni. Készíthet például egy „Kedves vevőim”
nevezetű árkategóriát. Itt például a szokásos 25%-os haszonkulccsal
ellentétben mennyiségtől függően csak 10, 15, 20%-os haszonkulcsot fog
használni. Bizonyos cikkekhez vagy akár mindhez is meggenerálja a „Kedves
vevőim” nevezetű árkategória árait. A Pali Mártonhoz beállítja, hogy ő ebbe
beletartozik. Ezután amikor legközelebb vásárolni fog Önnél, akkor neki ezen
a kedvezményes áron fogja az ÜgyVisz számlára tenni azokat a
cikkeket, melyekhez beállította az árkategóriás árat.
Ha az árkontroll modult kikapcsolta, még mindig van egy lehetőség az ár
figyelésére. Van egy árváltoztató modul, mely az utolsó 7 nap
beérkezett cikkeit mutatja. Pirossal színezi azokat, melyek eladási ára
kilépett a számára meghatározott határok közül (lásd a fentebb leírtakat).
A reklámhoz és a vevő csalogatáshoz hozzátartozik az AKCIÓ. Az ÜgyVisz
ezt is tudja kezelni, az akciós árak csak adott időintervallumban
érvényesek. Azért, hogy az érvényességet ne Önnek kelljen figyelni, egy
külön állományban lesznek tárolva ezek az információk. Az időintervallum
kezdetétől a végéig az akciós árat alkalmazza a szoftver, majd visszatér az
eredeti eladási árra. Lehetnek olyan „kedves” vevői is, akiknél nem szeretné
alkalmazni az akciós árat. A partner kartonján van egy jelölő objektum,
mellyel kizárható az akciókból!
Lásd még...